Skip to content
CeyhanLabsQualityOps

ÇÖZÜM · RAPORLAMA VE GÖNDERİM

Rapor gönderimini kaydeden kalite raporlama yazılımı

Bir kalite ekibinin ürettiği belge sayısı azdır ama dolaşımı karmaşıktır: ara raporlar gider, kapanış raporu gider, düzeltilmiş bir sürüm tekrar gider ve her biri farklı kişilere ulaşır. Bu dolaşımın kaydı tutulmadığında, elde yalnızca gönderilmiş postalar ve hatırlananlar kalır.

QualityOps bu dolaşımı kaydeden yazılımdır. Alıcı listesini kaydın kendi yazışmasından çıkarır, dosyayı kendi Microsoft 365 posta kutunuzdan gönderir ve gönderimin sonucunu olduğu gibi yazar: teyitli, başarısız ya da doğrulanmamış. Raporun içeriğini size yazmaz; gönderiminin kaydını tutar.

Rapor gönderimi neden kayıtsız kalıyor?

Rapor bir kez üretilir ama defalarca dolaşır. Kayıt tutulan yer genellikle üretim anıdır; dolaşım ise hiçbir yerde tutulmaz.

  • Alıcı listesi her seferinde yeniden kuruluyor

    Raporu gönderen kişi, adresleri eski bir yazışmadan kopyalıyor. Yazışmaya sonradan katılan biri listede olmuyor, ayrılan biri ise listede kalmaya devam ediyor.

  • Gönderildi mi sorusunun cevabı hafızada

    Bir belgenin ulaşıp ulaşmadığı, çoğu zaman gönderen kişinin hatırladığına dayanıyor. Kayıt yoksa aynı dosya iki kez gidiyor ya da hiç gitmiyor.

  • Hangi sürümün gittiği bilinmiyor

    Aynı raporun düzeltilmiş hâli gönderildiğinde, karşı tarafın hangi sürümü okuduğu belirsiz kalıyor. İki taraf farklı rakamlara bakarak aynı işi konuşuyor.

  • Ayarlar değişince geçmiş de değişiyor

    Alıcı adresi ya da rapor şablonu güncellendiğinde, eski raporlar da yeni ayarla okunuyor. O gün gerçekte kime ne gittiği geriye dönük olarak kayboluyor.

  • Başarısız gönderim sessizce kayboluyor

    Bir gönderim başarısız olduğunda kimse fark etmiyor, çünkü başarısızlığın kendisi bir kayıt üretmiyor. Eksik bilgi, karşı taraf sorana kadar eksik kalıyor.

QualityOps raporlamada neyi düzenler?

İki tür belge vardır: sahadan gelen bir metinden üretilen rapor ve operatörün hazırladığı dosya. İkisi de aynı gönderim kaydından geçer.

  • Alıcı listesi kaydın kendisinden çıkar

    Operasyon raporunda alıcılar, o işin kendi yazışmasındaki gerçek muhataplardan türetilir ve kendi ekibinizin adresleri listeden çıkarılır. Operatör listeyi daraltabilir; listede olmayan bir adres hiçbir şekilde eklenemez.

  • Ara rapor ile kapanış raporu ayrı tutulur

    Devam eden bir iş için gönderilen belge ile işi kapatan belge farklı türlerdir. Yalnızca teyitli bir kapanış gönderimi işin durumunu tamamlanmış hâle getirir.

  • Gönderim durumu üç değer alır

    Sağlayıcı kabul ettiyse teyitli, reddettiyse başarısız, hiç cevap vermediyse doğrulanmamış yazar. Doğrulanmamış bir gönderim otomatik olarak tekrarlanmaz; tekrarı bir kişi açıkça onaylar.

  • Geçmiş, o günün ayarıyla donar

    Bir raporun alıcıları, kopya listesi ve kullandığı şablon sürümü üretildiği anda saklanır. Ayarlar sonradan değişse bile eski rapor neyi kullandığını göstermeye devam eder.

  • Aynı mesajdan iki rapor çıkmaz

    Bir istek tekrar ulaşırsa mevcut kayıt bulunur ve ikinci bir dosya üretilmez. Tekrar eden bir bildirim, ikinci bir e-postaya dönüşmez.

Hazırlıktan gönderim kaydına

Dört adım. Gönderimden önce yapılan her denetim, gönderimden sonra düzeltilemeyecek olan şeyler içindir.

  1. Belgenin hazırlanması

    Rapor ya sahadan yazılan bir metinden üretilir ya da operatör tarafından yüklenir. Yüklenen dosyanın türü uzantısına değil, içeriğinin yapısına bakılarak doğrulanır.

  2. Alıcıların onaylanması

    Aday alıcılar ekranda gösterilir ve operatör istemediklerini çıkarır. Onay anında liste yeniden türetilir ve dışarıdan gelen bir adres sessizce düşürülür.

  3. Gönderim

    Dosya, organizasyonun kendi bağlı posta kutusundan çıkar. Gönderen adres bir mesajın söylediği değil, sunucunun kendi çözdüğü değerdir.

  4. Sonucun yazılması

    Gönderimin sonucu kayda işlenir ve denetim izine aynı işlemde geçer. Teyitli gönderim zamanı yalnızca gerçekten teyit alındığında yazılır.

Rapor geçmişinden okunabilenler

Aşağıdaki alanlar rapor üretildiği ya da gönderildiği anda yazılır ve sonradan yeniden hesaplanmaz.

RAPOR KAYDINDA TUTULAN ALANLAR
AlanNe işe yarar
Belgenin türüAra rapor mu kapanış raporu mu olduğu; yalnızca ikincisi işin durumunu değiştirir.
Alıcı ve kopya listesiRaporun o gün kime gittiği; ayarlar sonradan değişse bile geçmiş aynı kalır.
Gönderim durumuTeyitli, başarısız ya da doğrulanmamış; üçü birbirinin yerine yazılmaz.
Teyit zamanıYalnızca doğrulanmış gönderimin anı; başarısız bir deneme bu zamanı silmez.
Deneme sayısıSonucu kaydedilmiş gönderim denemelerinin toplamı, başarılı ve başarısız birlikte.
Gönderen posta kutusuBelgenin hangi kurumsal adresten çıktığı, denemenin yapıldığı andaki hâliyle.

Kimin için?

Rapor üretmek genellikle sorun değildir; sorun, hangi raporun kime gittiğini ve gerçekten ulaşıp ulaşmadığını aylar sonra gösterebilmektir.

  • Raporu hazırlayan kalite mühendisi

    Alıcıyı elle toplamaz ve gönderdiği belgenin kaydını ayrıca tutmaz; ikisi de işin kendisinden çıkar.

  • Kalite yöneticisi

    Hangi işte kaç belge üretildiğini ve hangilerinin gerçekten ulaştığını tek listede görür; başarısız bir gönderim listede görünür kalır.

  • Denetime hazırlanan ekip

    Bir belgenin kime, ne zaman ve hangi sürümle gittiğini kaydın kendisinden gösterir; posta çıktısı biriktirmez.

QualityOps raporlamada ne yapmaz?

Bu yazılım belgenin dolaşımını kaydeder; belgenin içindeki değerlendirmeyi üretmez.

  • Raporun içeriğini sizin yerinize yazmaz; kapanış belgesini hazırlayan taraf sizin ekibinizdir.
  • Müşteriye kendi cümlelerini kurmaz; sahadan üretilen rapor e-postasının metni sabittir.
  • Gösterge paneli, eğilim grafiği ya da dönemsel özet üretmez; sayıları yorumlamaz.
  • Zamanlanmış özet göndermez ve kimseyi kendiliğinden uyarmaz.
  • Doğrulanmamış bir gönderimi kendiliğinden tekrarlamaz; tekrarı yalnızca bir kişi başlatır.
  • Müşteri portalına, tedarikçi platformuna veya belge yönetim sistemine bağlanmaz.

İlgili rehberler

Diğer çözümler